Jak będzie wyglądać nowa rzeczywistość w biurach?

Od powrotu do biur dzieli nas kilka tygodni, a może i miesięcy, ale ten moment w końcu kiedyś nastąpi. Jednak praca nie będzie już nigdy wyglądać tak samo. Pandemia była ogromnym zaskoczeniem dla pracodawców, którzy musieli podjąć decyzję o reorganizacji biura i przejściu na tryb pracy zdalnej. Zmiany te były przyspieszonym kursem tego, co miało nastąpić w przyszłości – komentuje Katarzyna Richter, ekspert HR. 

Sytuacja zmusiła pracodawców do podjęcia decyzji, nad którymi wielu z nich zastanawiało się przez lata. Automatyzacja procesów oraz praca zdalna miały być przyszłością, która zastała nas o wiele szybciej. Dzięki temu mogliśmy docenić prace biurową, ale również przekonać się do pracy w domu, oszczędzając czas na dojazdach i spędzając więcej czasu z rodziną. Jak pokazują badania praca zdalna wpływa pozytywnie na motywację do działania i efektywność pracowników oraz na polepszenie się ich samopoczucia.

Zdrowie psychiczne na pierwszym miejscu

Według badania przeprowadzonego przez Owl Labs pracownicy, których firmy umożliwiły im częściowe lub całkowite przejście na pracę zdalną są z tego powodu szczęśliwsi. Dzięki temu zmniejszył się ich stres spowodowany natłokiem obowiązków i licznych spotkań zawodowych, co pozytywnie wpływało na poprawienie równowagi między życiem zawodowym, a prywatnym. Dlatego w obliczu pandemii przejście na system pracy zdalnej spotkał się z pozytywnym odzewem ze strony pracowników. Dodatkowo, z racji zaistniałej sytuacji wiele osób odczuwało strach i niepewność, wzrost roli wellbeing jako formy redukcji stresu i wzmacniania odporności psychicznej pracowników zyskał na szczególnym znaczeniu.

-Niektórzy pracodawcy rozważając wprowadzenie w swojej firmie home office sceptycznie podchodzili do tego rozwiązania. Byli pełni obaw, na przykład o brak kontroli nad działaniami pracowników oraz o możliwość realnego wsparcia zespołu. Pandemia zmusiła ich do podjęcia tych decyzji. Jak pokazują badania home office pozwolił pracownikom na zwiększenie swojej produktywności, obniżenie stresu oraz zachowanie równowagi miedzy życiem zawodowym, a prywatnym – przekonuje Katarzyna Richter, międzynarodowy ekspert z zakresu HR i psychologii międzykulturowej.

Rosnąca rola rozwiązań cyfrowych

Dzięki prowadzeniu video konferencji z domu pracownicy mieli okazje zobaczyć siebie z innej perspektywy, bardziej „ludzkiej”: mniej formalne ubranie, bardziej wypoczęta i uśmiechnięta twarz. Dzięki pracy zdalnej wzrosła też produktywność pracowników, którzy codziennie spotykali się na krótkich video rozmowach z zespołem i dzielili się swoim planem dnia.

Liczne konferencje i szkolenia dla praktyków HR zaplanowane na drugi kwartał 2020 zostały odwołane, przeniesione na inny termin lub przekształcone w spotkania online.

-Wiele firm zdecydowało się na realizacje webinarów, co pozwoliło na wymianę doświadczeń i wiedzy, a dodatkowo stało się doskonałą okazją do wirtualnego spotkania z innymi osobami, pozytywnie wpływając na samopoczucie podczas pracy z domu. Patrząc po ilości dostępnych webinarów widać, że firmy się przekonały do tego rozwiązania i możliwe, że w przyszłości niektóre konferencje na stałe przeniosą się do Internetu – podkreśla Katarzyna Richter, ekspert HR.

Krzysztof Herdzik w opublikowanym raporcie „Jak zarządzać firmą w czasach COVID-19” podkreślał, że przetrwają te firmy, które po początkowym chaosie i niepewności wdrożą innowacyjne rozwiązania, dostosowując się do sytuacji. Automatyzacja, praca zdalna i inwestowanie w zespół to według niego kluczowe ogniwa wsparcia biznesu w dobie pandemii.

Nowa rzeczywistość biurowa

Przed pandemią popularne wśród firm były coworkingowe przestrzenie, gdzie pracownicy nie mieli swoich stałych miejsc pracy, a środowisko ich pracy opierało się na interakcjach z liczną grupą osób. W wyniku pandemii pracodawcy zaczęli być bardziej ostrożni. O wiele ważniejsze stało się dla nich bezpieczeństwo pracowników oraz przestrzeganie zasad higieny. Reorganizacja przestrzeni biurowej, większe odstępy między biurkami to pierwsze z działań, na które zdecyduje się niejedna z firm. Zachowanie odpowiedniej odległości między pracownikami, maseczki, rękawiczki na dłoniach, a do tego płyny do dezynfekcji w ogólnodostępnej przestrzeni. Zmianie ulec może również system pracy. Managerowie przekonali się, że wiele spraw można załatwić zdalnie, bez konieczności spotykania się osobiście z całym zespołem.

- Menedżerowie, którzy nie sądzili, że będą w stanie zarządzać zespołami, które są na odległość, dostrzegają nowe możliwości w reorganizacji biura. Okres ten był swoistym sprawdzianem dla firm, czy i jak zadziała u nich system pracy zmianowej, gdzie niektórzy pracują zdalnie, a reszta fizycznie w biurze. Myślę, że w wielu branżach te rozwiązanie zdało egzamin. – przekonuje Katarzyna Richter.

Po powrocie do biur w wielu firmach będzie konieczna inwentaryzacja zasobów. Niektóre zespoły zostaną pomniejszone, niektórzy pracownicy nie wrócą do firm, a ci, którzy zostaną będą obarczeni większym zakresem obowiązków. Zadań również takich, na które nie byli przygotowani lub do wykonania których nie do końca posiadali kompetencje. Wszystkie te czynniki będą powodować u nich frustracje i stres. Dlatego tak istotne będzie zadbanie managerów o wellbeing pracowników i zapobieganie wypaleniu zawodowemu. Natomiast zarządy będą musiały poświęcić szczególną uwagę samym managerom by przygotować ich na działanie podczas sytuacji kryzysowych oraz umiejętne dostosowanie firmy do nowej rzeczywistości.

Źródło: materiały prasowe